Wie du im Artikel über digitale Barrierefreiheit erfährst, nehmen PDFs auf Websites eine besondere Rolle ein. Sie sind ein beliebtes Format für Dokumente, Formulare oder Broschüren auf Websites. Anders als HTML-Seiten, die vom Browser direkt strukturiert und von Hilfsmitteln wie Screenreadern interpretiert werden können, müssen PDFs separat barrierefrei gemacht werden. Denn nur wenn digitale Inhalte für möglichst alle zugänglich sind, ist echte Teilhabe an der digitalen Welt möglich.
PDFs als unterschätztes Problem der digitalen Zugänglichkeit
Das Problem: Viele PDF-Dokumente auf Websites sind oftmals nicht barrierefrei aufbereitet – sei es aus Unkenntnis, fehlendem Know-how oder Scheu vor zusätzlichem Aufwand – und somit nicht zugänglich. Die Anforderungen an barrierefreie Web-Inhalte müssen jedoch auch für PDF-Dokumente umgesetzt werden. Im Artikel über digitale Barrierefreiheit erfährst du auch, welche Vorteile das für Unternehmen hat. Für betroffene Personen bedeutet das oft: Sie werden von Informationen ausgeschlossen – und damit auch von einem Teil der digitalen Gesellschaft.
Was ist ein barrierefreies PDF?
Ein barrierefreies PDF ist ein Dokument, das so aufgebaut ist, dass es von allen Menschen auch mit Screenreader oder Tastatur genutzt werden kann. Dafür braucht es eine klare, maschinenlesbare Struktur, Alternativtexte für Bilder und eine logische Lesereihenfolge. Ohne diese Elemente bleiben Inhalte vielen Menschen unzugänglich oder schwer verständlich. Barrierefreie PDFs leisten somit einen konkreten Beitrag zur digitalen Inklusion und ermöglichen es möglichst vielen Menschen, an der digitalen Welt teilzuhaben. Gleichzeitig erfüllst du gesetzliche Anforderungen wie die WCAG und stärkst Reichweite, Nutzererlebnis und SEO.
Das offizielle Icon des Eidgenössischen Büro für die Gleichstellung von Menschen mit Behinderungen EBGB steht für Unternehmen und Organisationen zur Kennzeichnung von barrierefreien PDFs zur Verfügung.
Was macht ein PDF barrierefrei?
Bei barrierefreien PDFs sind alle relevanten Inhalte mit unsichtbaren, maschinenlesbaren Strukturinformationen (Tags) hinterlegt. Diese Tags sind wie Etiketten auf einer unsichtbaren Ebene angeordnet und definieren die Rolle der Inhaltselemente, wie beispielsweise «H1» (Heading 1) für eine Überschrift der ersten Ebene, «P» (Paragraph) für einen Absatz oder «Figure» für ein Bild.
Dank dieser Tags können Inhalte nicht nur visuell, sondern auch auditiv über Screenreader erfasst werden. Ausserdem erleichtern sie die Navigation innerhalb des Dokuments, zum Beispiel durch Springen von einer Überschrift zur nächsten per Tab-Taste.
Ob ein PDF barrierefrei ist, erkennt man nicht auf den ersten Blick. Entscheidend ist, ob im Hintergrund eine Tag-Struktur vorhanden ist – und ob diese den geltenden Regeln entspricht. Ziel dahinter ist immer, Inhalte so aufzubereiten, dass sie unabhängig von individuellen Einschränkungen verständlich und nutzbar sind.
Rechtsvorschriften und Standards für barrierefreie PDFs
Für PDFs auf Websites gelten – wie für alle anderen digitalen Formate – die Anforderungen der Web Content Accessibility Guidelines (WCAG). In der Schweiz verpflichtet der eGov-Standard eCH-0059 den Bund und bundesnahe Betriebe dazu, PDFs nach WCAG 2.1 AA und dem PDF/UA Standard (ISO 14289-1) barrierefrei umzusetzen.
Unterschied zwischen WCAG und ISO 14289-1 (PDF/UA)
Die WCAG bezieht sich in erster Linie auf Web-Inhalte und ist daher nicht ausschliesslich auf PDFs zugeschnitten. Sie enthält jedoch konkrete Anforderungen, die auch für PDFs gelten, ohne diese im Detail technisch auszuführen. Der PDF/UA Standard (ISO 14289-1) hingegen wurde speziell für barrierefreie PDF-Dokumente entwickelt und beschreibt die
einheitliche, technische Umsetzung dieser Anforderungen. Allerdings deckt der PDF/UA Standard zwar die meisten WCAG-Kriterien ab, jedoch nicht alle.
Matterhorn Protokoll: eindeutige Prüfkriterien für PDF/UA
Das Matterhorn-Protokoll übersetzt den abstrakten ISO-Standard 14289-1 (PDF/UA) in eine konkrete Liste von Prüfpunkten und Fehlerbedingungen. Entwickelt wurde es vom PDF/UA Competence Center der PDF Association. Dabei unterscheidet das Protokoll zwischen maschinell prüfbaren und menschlich zu bewertenden Fehlern. Es ist im PDF Accessibility Checker PAC als automatischer PDF/UA-Check integriert – allerdings müssen bestimmte Kriterien weiterhin manuell überprüft werden.
Anforderungen an barrierefreie PDFs
Aus diesen Richtlinien ergeben sich die folgenden wichtigsten Anforderungen an barrierefreie PDFs. Sie sind für den Bund und bundesnahe Organisationen im PDF «Vorgaben für barrierefreie PDF-Dokumente des Bundes» festgelegt.
- Jedes Element im Dokument ist durch einen semantisch korrekten Tag ausgezeichnet: Absätze als «P» Paragraph, Überschrift als «H» Heading, Aufzählungen als «L» Liste, Tabellen als «Table» mit Spalten- und/oder Zeilenüberschriften.
- Nicht bedeutungstragende Elemente (z. B. dekorative Bilder, Linien) sowie Kopf- und Fusszeile sind als Artefakte definiert.
- Links sind korrekt getaggt.
- Die Dokumentensprache ist definiert.
- Das PDF-Dokument ist PDF/UA-konform (keine Fehler bei der Prüfung mit PAC).
- Die Lesereihenfolge ist logisch korrekt definiert.
- Lesezeichen sind definiert.
- Inhaltlich relevante Abbildungen (Bilder, Diagramme, Icons) weisen einen sinnvollen Alternativtext auf.
- Fussnoten sind korrekt ausgezeichnet und im Text verlinkt.
- Ein aussagekräftiger Dokumenttitel ist definiert.
- Korrekte Zeichencodierung und Einbettung von Schriften sind vorhanden.
- Der Kontrast zwischen Schrift und Hintergrund sowie in Grafiken und Diagrammen beträgt mindestens 4.5:1.
Diese Anforderungen mögen technisch wirken, verfolgen aber ein klares Ziel: Informationen so zugänglich zu machen, dass möglichst alle Menschen sie nutzen können.
Barrierefreie PDFs erstellen
Barrierefreiheit bereits im Quelldokument
Am besten werden die Anforderungen an Barrierefreiheit bereits beim Erstellen des Dokuments im Ursprungsformat – etwa in Word, PowerPoint oder InDesign – berücksichtigt. Entscheidend ist dabei, das Dokument mit Formatvorlagen aufzubauen sowie Alternativtexte und Metainformationen zu hinterlegen. So entsteht eine saubere Dokumentstruktur, die beim Export zum PDF automatisch die entsprechenden Tags erzeugt. Wer Barrierefreiheit von Anfang an mitdenkt, baut digitale Hürden gar nicht erst auf und sorgt dafür, dass Inhalte von Beginn an für alle zugänglich sind.
Bilder, Kontraste und Farben
Barrierefreiheit betrifft nicht nur Texte. Auch Bilder, Grafiken und Illustrationen müssen zugänglich sein und benötigen dafür eine aussagekräftige, hinterlegte Beschreibung (Alternativtext), die von Screenreadern vorgelesen werden kann. Nur so stellst du sicher, dass visuelle Inhalte auch für Menschen zugänglich sind, die sie nicht sehen können. Informationen dürfen zudem nicht ausschliesslich über Farben vermittelt werden – etwa Grün für «richtig» und Rot für «falsch». Abbildungen sollten daher immer auch ohne Farbe verständlich und beschrieben sein.
Ausreichende Kontraste zwischen Schrift und Hintergrund sowie innerhalb von Abbildungen sind entscheidend für die Barrierefreiheit. Geeignet sind klare Farbkombinationen wie Schwarz auf Weiss oder allgemein dunkle Farben auf hellem Hintergrund. Vermeiden sollte man Kombinationen wie Rot–Grün, Rot–Orange oder Blau–Grün. Das Kontrastverhältnis sollte mindestens 4,5:1 betragen und lässt sich mit dem kostenlosen Tool Colour Contrast Analyser überprüfen.
Konvertierung zum PDF
Das fertige Quelldokument kann anschliessend in ein PDF konvertiert werden. Entscheidend ist, dass die mittels Formatvorlagen hinterlegten Strukturinformationen, Alternativtexte und Metainformationen als Tags übernommen werden.
- Aus Word oder PowerPoint: Mit den kostenpflichtigen Plugins axesWord bzw. axesSlide lässt sich ein barrierefreies PDF exportieren, das keine Nachbearbeitung erfordert. Alternativ kann ein normales PDF erstellt werden, das anschliessend in Adobe Acrobat Pro nachbearbeitet werden muss.
- Aus InDesign: Werden die Strukturformate korrekt hinterlegt, lässt sich ein interaktives PDF exportieren, das nur noch geringfügig in Adobe Acrobat Pro nachbearbeitet werden muss, um vollständig barrierefrei zu sein.
Barrierefreie PDFs prüfen
Das Matterhorn-Protokoll unterscheidet zwischen
maschinell prüfbaren und menschlich zu bewertenden Fehlern. Mit dem kostenlosen
Prüftool PDF Accessibility Checker PAC lassen sich PDFs nach PDF/UA und WCAG überprüfen.
Der PAC unterstützt zuverlässig bei der Prüfung – dennoch müssen bestimmte Kriterien zusätzlich manuell kontrolliert werden. Selbst ein positives Prüfergebnis garantiert daher nicht automatisch, dass ein PDF barrierefrei ist.
Die folgenden Kriterien müssen zwingend manuell geprüft werden:
- Sind die Metadaten korrekt?
- Ist eine Tag-Struktur vorhanden? (Falls nicht, kann die Prüfung abgebrochen werden – das PDF ist nicht barrierefrei.)
- Ist die Tag-Struktur korrekt und in einer logischen Lesereihenfolge aufgebaut? (Der wichtigste Prüfschritt.)
- Sind die Kontraste ausreichend?
- Ist die Tastaturbedienbarkeit gewährleistet?
Tipp: Wer barrierefreie PDFs erstellt, sollte diese nicht erst am Ende prüfen, sondern regelmässig auch zwischendurch. So lässt sich frühzeitig erkennen, ob die Dokumentstruktur korrekt aufgebaut ist – und bei Bedarf rechtzeitig anpassen.
Nachbearbeitung von PDFs
Ergeben sich bei der Prüfung mit dem PAC oder der manuellen Kontrolle Fehler, muss das PDF nachbearbeitet werden. Mit entsprechendem Know-how lassen sich alle Fehler in Adobe Acrobat Pro beheben. Alternativ kann die kostenpflichtige Software axesPDF verwendet werden, mit der sich Fehler mit wenigen Mausklicks korrigieren lassen.
Eine Nachbearbeitung ist deutlich aufwändiger, als Barrierefreiheit bereits im Ursprungsdokument korrekt umzusetzen – zumal jede spätere Anpassung im Ursprungsdokument eine erneute Korrektur des PDFs erfordert. Oft bleibt die Nachbearbeitung jedoch die einzige Lösung, wenn das nötige Know-how fehlt. Gleichzeitig zeigt sich hier: Digitale Inklusion scheitert oft nicht am Willen, sondern an fehlendem Wissen oder Ressourcen. Genau hier setzt Klarkom an: Wir machen bereits erstellte PDFs barrierefrei.
Lass deine PDFs barrierefrei aufbereiten!
Du hast PDFs für deine Website, die barrierefrei sein sollten? Klarkom verfügt über das nötige Know-how und langjährige Erfahrung in der barrierefreien Aufbereitung von PDFs. Wir bearbeiten deine PDFs nachträglich in Adobe Acrobat Pro, so dass sie den Anforderungen des PDF/UA-Standards entsprechen. Schick uns deine PDFs für eine unverbindliche Einschätzung über unser Formular.