Aus unseren Workshops zur zeitgemässen Geschäftskorrespondenz haben wir praxisnahe Tipps zusammengestellt – plus eine Liste der häufigsten Rechtschreib- und Grammatikfehler.
1. Gliedere deine Briefe und E-Mails
Eine klare Struktur erleichtert das Schreiben und macht den Text für die Lesenden sofort nachvollziehbar. Bausteine für den Aufbau:
- Betreff: prägnant und klar
- Anrede: persönlich und passend
- Einstieg: Bezug auf Anliegen oder Anlass
- Entscheid: direkt und verständlich
- Begründung: nachvollziehbar erklären
- Hinweis: auf Informationen oder Websites verweisen
- Handlungsaufforderung: konkret sagen, was als Nächstes zu tun ist
- Kontaktangebot: Dialogbereitschaft signalisieren
- Grussformel: verbindlich und individuell
So führst du deine Leser:innen Schritt für Schritt und vermeidest Missverständnisse.
2. Wähle die passende Anrede und Grussformel
Die Anrede ist der Türöffner. Beim ersten Kontakt lieber etwas formeller bleiben: z. B. «Sehr geehrte Frau XY». Reagiert dein Gegenüber locker, kannst du später zu «Guten Tag» oder «Liebe Frau XY» wechseln.
Passe dich an die Wortwahl der Empfängerin oder des Empfängers an. Vermeiden: «Hallo», «Hi», «Liebe alle».
Die Grussformel sollte zum Verhältnis passen:
- Freundliche Grüsse: neutral, geschäftlich, sicher – immer korrekt.
- Beste / Herzliche Grüsse: persönlicher, zeigt Bekanntschaft und Freundlichkeit.
- Liebe Grüsse: nur bei vertrautem Verhältnis oder Du-Kultur; für geschäftliche Korrespondenz akzeptabel, wenn man sich gut kennt.
Auch individuell angepasste Varianten, z. B. «Sonnige Grüsse aus Bern» kommen häufig gut an und schaffen eine persönlichere Ebene. Vermeiden: Abkürzungen wie «LG» oder nur «Gruss».
3. Siezen oder duzen?
Im deutschsprachigen Geschäftsleben ist das «Sie» Standard und vermittelt Respekt. In kreativen Branchen ist das «Du» jedoch häufig üblich und schafft Nähe. Orientiere dich an deiner Zielgruppe.
Unsicher? Dann zunächst siezen – später kannst du den Ton bei Bedarf anpassen.
4. Vermeide Schachtelsätze
Lange Schachtelsätze erschweren das Lesen. Formuliere kurz und klar: ein Gedanke pro Satz, Wichtiges nach vorne, idealerweise pro Satz weniger als 15 Wörter. Beispiel:
- Statt: Bezugnehmend auf Ihr Schreiben vom 12. Juli, in welchem Sie uns Ihre geänderten Kontaktdaten mitgeteilt haben, bestätigen wir Ihnen hiermit die Änderung derselben in unserem System.
- Besser: Vielen Dank für Ihre Mitteilung vom 12. Juli. Wir haben Ihre neuen Kontaktdaten in unserem System aktualisiert.
5. Schreibe aktiv und positiv
Aktiv macht Texte lebendig, Passiv klingt distanziert und bürokratisch. Beispiel:
- Statt: Ihre Anfrage wurde geprüft und eine Rückmeldung wird Ihnen demnächst zugestellt.
- Besser: Wir haben Ihre Anfrage geprüft und senden Ihnen bis Ende Woche eine Rückmeldung.
Ebenso wichtig ist eine positive Grundhaltung. Erwähne ein Problem so kurz wie nötig und leite sofort zu Lösungen über. Beispiel:
- Statt: Leider können wir Ihren Antrag nicht berücksichtigen, weil wichtige Unterlagen fehlen.
- Besser: Damit wir Ihren Antrag bearbeiten können, benötigen wir noch folgende Unterlagen: … Sobald diese bei uns eintreffen, erhalten Sie die Bestätigung.
So zeigst du, dass du lösungsorientiert und professionell kommunizierst.
6. Vermeide Nominalstil
Nominalisierungen machen Texte schwerfällig. Beispiele:
- Statt: Die Durchführung der Kontrolle erfolgte am 3. Mai.
- Besser: Wir haben die Kontrolle am 3. Mai durchgeführt.
- Statt: Wir bringen die neuen Regelungen zur Anwendung.
- Besser: Wir wenden die neuen Regelungen an.
7. Setze Wörter auf Diät
Kürzer ist klarer. Streiche gestelzte Wörter wie «diesbezüglich», «in Anbetracht» oder «infolge». Deine Texte wirken dadurch moderner und verständlicher.
8. Achte auf Layout und Feinschliff
Mach es deinen Leser:innen einfach:
- Absätze alle 3–5 Sätze
- Zwischenüberschriften nutzen
- Bullet Points einsetzen
- Wichtige Wörter sparsam fett markieren
- Rechtschreibung prüfen (Word Editor, DeepL Write, ChatGPT)
Bonus: Vermeide die häufigsten Rechtschreib- und Grammatikfehler
Aus unserem Agenturalltag – Fehler, die wir häufig in E-Mails und Briefen sehen:
Rechtschreibung:
- Ihr seit → Ihr seid
- Standart → Standard
- Packet → Paket
- Du erhälst → Du erhältst
- Schön, dass ihr da ward → da wart
Grammatik:
-
- Hast du mein Brief gelesen → meinen Brief
- Sie erhalten von Herr Müller eine Offerte → von Herrn Müller
- Die Verkaufszahl war höher wie im Vorjahr → als im Vorjahr
- Am Anfang diesen Jahres → dieses Jahres
- Falsche Superlative: einzigste, optimalste
- Superlativierte Verben: der best verkaufteste Artikel, die meist gelesenste Medienmitteilung
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